[Antrag] Druckkostenermittlung und Umstellung auf elektronische Informationen der Stadtverordneten

Druckkostenermittlung und Umstellung auf elektronische Informationen der Stadtverordneten;
Antrag der Piratenfraktion vom 24.09.2014
hier: Sachstandsmitteilung

Der Rat der Stadt Herzogenrath (02.12.2016) nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis.

Sachverhalt:

Auf Antrag vom 24.09.2014 der Fraktion der Piratenpartei hat der Rat am 04.11.20214 die Verwaltung beauftragt, die Druckkosten sowie der Ermittlung der Investitionen, die eine Umstellung auf elektronische Unterlagen für die Stadtverordneten nach sich ziehen würde.

Zum damaligen Zeitpunkt wurde bekannt, dass bei der Städteregion Aachen in gleicher Angelegenheit ein Test vorgesehen war. Um die Erfahrungen aus diesem Testlauf, der noch bis Mitte 2017 andauern wird, für die Stadt Herzogenrath nutzen zu können, wurde bislang die Beantwortung der Anfrage zurück gestellt.

Seit Ende Oktober liegt nunmehr ein Zwischenbericht vor. Die Teilnahme an dem Testlauf basiert für die Mitglieder des Städteregionstages auf Freiwilligkeit. Den Testteilnehmern wird auf Wunsch ein Tablet mit Mobilfunkvertrag zur Verfügung gestellt. Für diese Geräte ist von den Testteilnehmern ein Obolus zu entrichten. Es  können aber auch private Geräte benutzt werden.

Aufgrund der bislang gemachten Erfahrungen in der Testphase soll der papierlose Sitzungsdienst für den StädteRegionstag ab Mitte 2017 komplett umgesetzt werden. Dabei ist zu beachten, dass Einladungen weiterhin in Papierform versandt werden.

In Anbetracht der Kosten, werden die sachkundigen Bürger und Einwohner nicht mit dienstlich zur Verfügung gestellten Geräten ausgestattet.

Unter der Voraussetzung, dass die Stadt Herzogenrath den papierlosen Stadtrat analog zur StädteRegion Aachen einführen würde, würden folgende Kosten entstehen, wenn eine Beschaffung für 44 Stadtverordnete notwendig würde:

 

  • Kosten iPad Air 2, 32 GB Speicher, WiFi, Internet über SIM-Karte, 1 Jahr Garantie

zurzeit 549,00 € einschließlich MwSt. x 44 = 24.156,00 €

  • Sollte eine Garantieverlängerung auf 2 Jahre gewünscht werden, würden zusätzlich 99,00 € pro Gerät entstehen, so dass sich der Anschaffungspreis um 4.356,00 € erhöhen würde.

 

  • Die Kosten für ein original Schutzcover von Apple belaufen sich auf 89,00 € das Stück. Wären 44 Cover notwendig, würden sich die gesamten Anschaffungskosten noch einmal um 3.916,00 € erhöhen.

Eine Beschaffung bei Drittanbietern wäre günstiger.

Die Kosten für den notwendigen Support sind in den Kosten noch nicht enthalten.

Nach den derzeitigen Preisen würden sich die Anschaffungskosten für 44 Tablets auf 32.428,00 € belaufen.

Bei ca. 50 Sitzungen im Jahr fallen pro Sitzung im Durchschnitt ca. 118 Druckexemplare an, insgesamt also 5.900 Druckexemplare im Jahr.

Im Zeitraum vom 04.11.2016 bis 25.11.2015 sind für 6 Sitzungen 120.000 Blätter bedruckt worden. Das macht ca. 20.000 Blätter pro Sitzung.

Auf das ganze Jahr umgerechnet werden somit ca. 1.000.000 Blätter für Vorlagen benötigt. Bei Papierkosten pro Blatt DIN A 4 weiß, 80 gr. von 0,0058 € betragen die Gesamtkosten für das Papier ca. 5.800 €.

Eingerechnet sind nicht die Kosten der Druckmaschinen und die des Personals. Einsparungspotentiale werden aber in der Möglichkeit gesehen, zukünftig den Vorlagen beigefügte Anlagen nicht mehr mit zu drucken, da diese in Allris zur Verfügung stehen und jederzeit eingesehen werden können.

Rechnet man mit einer Nutzungsdauer von 5 Jahren für die Tablets, so würden die jährlichen Kosten ca. 10.800,00 €/jährlich betragen.

Auch wenn es sich bei den ermittelten Kosten um Schätzungen handelt, so wird in der Tendenz deutlich, dass der Gebrauch von Papiervorlagen  günstiger ist.

Hier geht’s zum Antragstext

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